Розділ 1

Загальні положення

1.Регламент  виконавчого комітету Київської районної в м. Полтаві ради (далі – Регламент) визначає організаційні та процедурні питання діяльності виконавчого комітету Київської районної в м. Полтаві ради (далі – виконавчий комітет).

Виконавчий комітет є виконавчим органом районної у місті ради.  Очолює виконком Київської районної в м. Полтаві ради голова районної ради.

У своїй роботі виконавчий комітет керується Конституцією України, законами України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами Верховної Ради України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами Полтавської обласної та міської, районної рад, іншими нормативними актами та власними рішеннями та розпорядженнями.

        Виконавчий комітет є неприбутковою  юридичною особою, має свою круглу гербову печатку та кутовий штамп. Виконком утримується за рахунок коштів місцевого бюджету.

2.Виконавчий комітет районної в місті ради утворюється районною у місті радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень ради та голови районної у місті ради, її виконавчий комітет здійснює свої повноваження до формування нового складу виконавчого комітету.

  Виконавчий комітет ради утворюється у складі голови районної ради, заступника голови районної ради, керуючого справами виконавчого комітету, а також заступників голови районної ради з питань діяльності виконавчого органу, керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, інших осіб.

Кількісний склад виконавчого комітету визначається радою. Персональний склад виконавчого комітету затверджується радою за пропозицією голови.    

   До складу виконавчого комітету  районної у місті ради не можуть входити депутати відповідної ради, крім голови районної ради та заступника голови районної ради.

Основною формою роботи виконкому є його засідання.

Виконавчий комітет ради є підзвітним і підконтрольним раді, що його утворила, а з питань здійснення ним повноважень виконавчої влади - підконтрольний відповідним органам виконавчої влади.

        3.Виконавчий комітет районної ради здійснює повноваження, делеговані йому та раді міською радою у частині:

- соціального захисту населення,

- бюджету;

- як орган опіки та піклування,

- з питань архітектурно-містобудівної діяльності,

- земельних відносин,

- затверджує комісії при виконкомі, змінює їх склад, керує їх роботою,

- інше, передбачене чинним законодавством.

        4.Виконавчий комітет, відповідно до Виборчого Кодексу  України  надає допомогу окружним та територіальним виборчим комісіям, сприяє  у здійсненні ними своїх повноважень.

        5.Виконавчий комітет організовує виконання рішень районної в місті ради, а також затверджених нею планів та програм економічного і соціального розвитку, бюджету.

       6.Для оперативного вирішення питань господарського та соціально- економічного розвитку району, організації роботи апарату і координації діяльності відділів виконавчий комітет розподіляє обов'язки між головою районної ради, заступником голови районної ради, заступниками голови з питань діяльності виконавчого органу, керуючим справами.

У разі відсутності керуючого справами виконавчого комітету його обов'язки покладаються на заступника голови районної ради або члена виконавчого комітету.

Розділ 2

Планування роботи виконавчого комітету районної у місті ради

1.Виконавчий комітет районної в місті ради організовує свою діяльність відповідно до квартального плану роботи, проект рішення якого готується відділом організаційно-кадрового забезпечення та документообігу і подається на затвердження виконавчим комітетом.

2.На засідання останнього місяця поточного кварталу керуючий справами вносить проект плану для розгляду. Затверджений план роботи виконкому відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу направляє всім відділам райвиконкому та виконавцям.

3.Плани робіт відділів виконкому складаються, виходячи з планів роботи районної у місті ради та її виконавчого комітету, затверджуються і контролюються заступником голови районної ради, заступниками голови районної ради з питань діяльності виконавчого органу і керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов'язків.

4.Якщо заходи квартального плану роботи виконкому через певні причини не можуть бути реалізовані у встановлений термін, або певне питання не може бути своєчасно винесене на розгляд виконавчого комітету, відповідальний за підготовку питання, але не пізніше ніж за 10 днів для рішень, що підлягають оприлюдненню, та не пізніше, як за 5 днів – для всіх інших, інформує про це голову та керуючого справами виконкому.

5.Пропозиції щодо змін до квартальних планів роботи виконавчого комітету виносяться на розгляд виконкому керуючим справами виконкому.

Розділ 3

Підготовка і проведення засідань виконавчого комітету, оприлюднення проектів та прийнятих рішень відповідно до закону України «Про доступ до публічної інформації»

1.Засідання виконавчого комітету скликаються головою районної ради , а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції – заступником голови районної ради, в терміни, встановлені планом роботи виконавчого комітету, або позачергово - при необхідності. Засідання є повноважним, якщо в ньому бере участь більше половини членів від загального складу виконкому.

Члени виконавчого комітету зобов'язані брати участь у його засіданні. У разі відсутності членів виконкому більш ніж на половині засідань виконкому протягом року, голова районної ради вносить пропозиції на розгляд районної ради про внесення змін до персонального складу виконкому.

Член виконкому на час засідань виконавчого комітету, а також для здійснення своїх повноважень в інших випадках, звільняється від виконання виробничих або службових обов'язків.

1.1.Засідання виконавчого комітету Київської районної в м.Полтаві ради, як виняток, можуть проводитись у режимі відеоконференції з використанням спеціальних програмних засобів на підставі «Порядку проведення засідань виконавчого комітету Київської районної в м.Полтаві ради в режимі відеоконференції» (розділ 14).

          2.Пропозиції щодо розгляду питань на засіданнях виконавчого комітету вносяться головою районної ради, а також, відповідно до рішень та розпоряджень вищестоящих органів влади за його дорученням, заступником голови районної ради,  заступниками голови з питань діяльності виконавчого органу, керуючим справами виконкому, членами виконкому, постійними комісіями та депутатами районної в місті ради, керівниками структурних підрозділів виконкому.

          3.Підготовка питань для розгляду на засідання виконавчого комітету здійснюється згідно з планом роботи виконкому заступником голови районної ради, заступниками голови з питань діяльності виконавчого органу,  керуючого справами виконкому, керівниками структурних підрозділів виконкому.

До підготовки питань можуть залучатися депутати ради, представники підприємств, організацій, установ.

4.В окремих випадках, як виняток, за погодженням голови районної ради, на засіданні розглядаються питання, які не включені до плану порядку денного, але є підготовленими та узгодженими.

5.Проекти рішень виконавчого комітету з візами заступника голови районної ради, заступників голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів (відповідно до розподілу обов'язків), керуючого справами виконкому, юриста і відповідних керівників відділів, а також додатки (довідки, доповідні записки, заходи та інші) не пізніше як за  5  днів до засідання у одному примірнику передаються виконавцями до відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу. Відповідальність за проект рішення несе посадова особа, яка підготувала документ на засідання виконкому, профільний керівник, відповідно до розподілу обов'язків та юрист, що візує документ на відповідність чинному законодавству.

При наявності заперечень, разом з проектом рішення додаються зауваження і пропозиції відповідних керівників і організацій.

6.Проект порядку денного засідання виконавчого комітету складається відділом організаційно-кадрового забезпечення та документообігу на підставі плану роботи та проектів рішень, які надійшли, погоджується керуючим справами і не пізніше як за 2 робочих дні до засідання -  головою ради.

7.Після розгляду і внесення зауважень головою, проекти рішень і інші матеріали доопрацьовуються, оформляються і подаються до відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу, який формує робочі матеріали членам виконкому.  

Члени виконкому можуть отримати особисто робочі матеріали засідання для ознайомлення, у відділі організаційно-кадрового забезпечення та документообігу за 24 години до засідання (з 14.00 у понеділок).

        8.Проекти рішень, які підлягають оприлюдненню, подаються до відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу не пізніше як за 10 робочих днів до засідання виконкому на паперових та електронних носіях та передаються відповідальній особі для розміщення на сайті районної ради.

За оприлюднення проектів рішень несуть  відповідальність особи, які підготували проект.

        Якщо у встановлений строк матеріали з питання, що виноситься на розгляд виконавчого комітету, не подані до відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу чи не оприлюднені відповідно до законодавства, це питання виключається з розгляду.

9.Склад осіб, що беруть участь у розгляді кожного конкретного питання на засіданні виконкому, визначається профільним заступником голови чи керуючим справами виконавчого комітету та погоджується з головою ради. Списки запрошених осіб із зазначенням прізвища, імені, по батькові, номера телефону, посади кожного передаються у відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу за 1 день до засідання.

На кожному засіданні виконавчого комітету обов'язкова присутність юриста, завідувача відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу, при розгляді планового (основного) питання – керівників усіх структурних підрозділів (відділів).

10.Оповіщення про час проведення засідань виконавчого комітету та питань, що виносяться на його розгляд,  проводять:

- членів виконавчого комітету та завідувачів відділами – відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу;

- інших запрошених осіб – відділи і управління, які представили списки учасників засідань для розгляду конкретного питання.

Реєстрацію здійснюють:

- членів виконавчого комітету - відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу ;

- запрошених на розгляд питання - відділ, який готує питання.

Протоколювання роботи засідання та підготовку приміщення для його проведення здійснює відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу виконавчого комітету.

Протокол засідання виконавчого комітету готується протягом 10 днів та підписується головою районної ради, або особою, яка виконувала на засіданні його обов'язки, та особою, яка вела протокол.

11.Засідання виконавчого комітету є відкритими і ведуться гласно. З окремих питань може бути проведене закрите засідання.

Веде засідання виконкому голова, а за його відсутності - заступник голови ради або заступник голови з питань діяльності виконавчого органу.

Порядок денний і порядок розгляду питань, включених до порядку денного, затверджується виконавчим комітетом на початку засідання.

12.Доповідають на засіданні виконавчого комітету заступники голови районної ради з питань діяльності виконавчого органу, керуючий справами виконкому та керівники структурних підрозділів.

Регламент роботи виконкому пропонується головою та затверджується членами виконкому на початку кожного засідання.

13.У процесі засідання виконкому його учасники мають право:

    1) голова та члени виконкому:

    -  вносити пропозиції щодо порядку денного і порядку роботи, вимагати від доповідачів та запрошених роз'яснення з питань, що розглядаються;

    - брати участь в обговоренні всіх питань порядку денного засідання, вносити пропозиції про прийняття, зміни та доповнення до проектів рішень або перенесення конкретного питання на чергове засідання, пропонувати посадовим особам доопрацювати проекти рішень або повернути їх для повторної підготовки;

    2) запрошені:

    - брати участь в обговоренні відповідного питання, надавати довідку по ньому, задавати доповідачу питання, вносити пропозиції до проекту рішень.

        14.Виконавчий комітет у межах своїх повноважень та чинного законодавства України приймає рішення.

        Рішення приймається відкритим голосуванням, більшістю від загального складу виконкому і підписується головою або особою, яка веде засідання. Рішення, яке не приймається виконкомом, повертається до відповідних служб виконкому, допрацьовується та при необхідності виноситься на повторний розгляд.

        У разі незгоди голови районної ради з рішенням виконкому,  він може зупинити його дію своїм розпорядженням та винести це питання на розгляд сесії районної ради.

        Рішення, до яких були внесені пропозиції, доповнення, зміни, протягом 2 днів після засідання редагуються посадовими особами, призначеними виконкомом, та через відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу подаються на візування керуючому справами виконавчого комітету та на підпис голові районної ради.

        15.Рішення виконавчого комітету у триденний термін після прийняття розмножуються, засвідчуються печаткою відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу  і не пізніше 7 днів після засідання видаються громадянам, надсилаються відділам виконкому, підприємствам, установам, організаціям, яким доручено їх виконання.

Кожне рішення має свій номер і дату його прийняття. Нумерація рішень виконкому ведеться від №1 за наростанням протягом календарного року.

        16. Відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу надає прийняті рішення відповідальній особі  для розміщення на офіційному сайті районної ради не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття документа.

17.Рішення виконавчого комітету районної ради, що віднесені до власної компетенції виконавчого органу ради, можуть бути скасовані районною радою.

Розділ 4

Підготовка і розсилання розпоряджень голови

        1.Розпорядження по виконкому видаються головою ради.

        2.Проект розпорядження вважається підготовленим, якщо він погоджений та завізований заступником голови, заступниками голови з питань діяльності виконавчого органу та керуючим справами виконкому згідно з розподілом обов'язків, юристом, а також керівниками відділів виконкому, які готували розгляд питання.

        При наявності заперечень, до проекту розпорядження додаються письмові пропозиції та зауваження відповідних посадових осіб.

        3.Після підпису розпорядження розмножуються відділом організаційно-кадрового забезпечення та документообігу і в дводенний строк направляється виконавцям. Термінові розпорядження направляються виконавцям у день їх підписання.

Розділ 5

Організація контролю та перевірка виконання постанов і

рішень вищестоящих органів, районної у місті ради, рішень

виконавчого комітету і розпоряджень голови ради

1.Виконавчий комітет здійснює контроль за виконанням усіх постанов і рішень, що надходять з вищестоящих органів, а також рішень районної у місті ради, рішень виконавчого комітету та розпоряджень голови районної ради.

За вказівкою голови, заступника голови, заступників голови з питань діяльності виконавчого органу або керуючого справами виконавчого комітету на контроль беруться також інші документи.

         2.З документами вищестоящих органів, що надходять до виконавчого комітету, виконавця ознайомлюють під підпис завідуючий або спеціаліст відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу згідно з резолюцією голови ради.

        3.Контроль за виконанням постанов і рішень вищестоящих органів, рішень районної у місті ради, рішень виконавчого комітету та розпоряджень голови здійснює голова, заступник голови, заступники голови з питань діяльності виконавчого органу, керуючий справами згідно з розподілом обов'язків, а також керівники відділів виконкому.

Технічний контроль за виконанням документів у виконавчому комітеті веде завідувач сектору по роботі зі зверненнями громадян.

        4.Організаційно-методичну роботу з організації контролю і перевірки виконання рішення районної у місті ради та виконавчого комітету (за винятком питань, що пов'язані з розглядом заяв громадян та доручень вищестоящих органів) проводить відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу

        5. Відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу раз на місяць готує інформацію про хід виконання документів (перший понеділок), подає їх голові, заступнику голови, заступникам голови з питань діяльності виконавчого органу і керуючому справами, які після їх розгляду дають необхідні вказівки виконавцям та посадовим особам, здійснюють безпосередній контроль.

Виконавчий комітет розглядає на засіданнях та службових нарадах питання про виконання відділами виконкому, підприємствами, організаціями постанов і рішень вищестоящих органів, рішень районної у місті ради, рішень виконкому та розпоряджень голови ради.

6.Про виконання постанов і рішень установ вищого рівня виконавчий комітет у встановлені строки подає на їх адресу звіти і інформації, що підписують голова, заступник голови,  заступники голови з питань діяльності виконавчого органу або керуючий справами виконкому, згідно з розподілом обов'язків.

Підготовку звітів та інформацій, подання їх на підпис здійснюють керівники відділів та працівники виконавчого комітету, які здійснювали і контролювали виконання документів.

7.Рішення виконавчого комітету, що взяте на контроль, коли є узагальнені довідки про їх виконання за підписом відповідальних за контроль, знімаються з контролю на засіданні виконкому, а розпорядження по письмових вказівках голови - після розгляду матеріалів про їх виконання.

8.Облік та контроль виконання доручень голови, заступника голови,   заступників голови з питань діяльності виконавчого органу, керуючого справами виконкому, які дані відділам, підприємствам і організаціям на засіданнях та службових нарадах, забезпечує відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу.

Доручення знімаються з контролю за вказівкою голови  або іншим керівником виконкому,  який дав доручення.

Розділ 6

Підготовка і проведення нарад, семінарів

та інших заходів у виконавчому комітеті

1.Наради та інші заходи у виконавчому комітеті районної ради проводяться згідно з планами роботи виконавчого комітету.

Службові наради з  працівниками   структурних підрозділів виконкому проводяться один раз на тиждень по понеділках.

2.Виклик на службові наради, підготовку приміщення для їх проведення забезпечує відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу. Ведення протоколів наради забезпечує завідувач відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу, який здійснює оперативний контроль за виконанням доручень, даних на нараді.

Наради з питань роботи управлінь та відділів при виконавчому комітеті проводяться згідно з вказівками голови, заступника голови, заступників голови з питань діяльності виконавчого органу або керуючого справами виконкому.

Виклик на вищезазначені наради здійснюють спеціалісти відділів виконкому, які організовують наради.

3.Телефонограми про виклик на наради у виконавчому комітеті підписуються керівниками виконкому, які скликають нараду.

Телефонограми оформляються у спеціальному журналі, який знаходиться в приймальні голови ради.

Розділ 7

Робота з пропозиціями, заявами і скаргами громадян. Організація  особистого прийому  громадян у виконавчому комітеті

1.Заяви і скарги громадян, які надійшли у виконавчий комітет, розглядаються відповідно до Закону України „Про звернення громадян" протягом не більше одного місяця з дня надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення і перевірки, - невідкладно, не пізніше 15 днів.

1.1.Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, який дав доручення, встановлює необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особа, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

1.2.Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

1.3.Якщо вирішення питань, що підіймаються в письмових зверненнях громадян, не відноситься до компетенції виконкому, то ці питання не пізніше 5 днів направляються відповідним організаціям, про що надається відповідь заявнику.

2.Згідно із Законом України "Про доcтуп до публічної інформації", громадянин може звернутися із запитом про надання публічної інформації.

2.1.Письмовий запит подається у довільній формі та має містити:

1)ім'я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є;

2)загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

3)підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

Запити можуть подаватися в усній, письмовій чи в іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою).  

2.2.З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію, особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати у відділі організаційно-кадрового забезпечення та документообігу.

У разі, якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, запит подається усно, його має оформити відповідальна особа з питань запитів на інформацію відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу, обов'язково зазначивши в запиті своє ім'я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала.

2.3.Відповідь на запит на інформацію надається не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

У разі, якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.

Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим.

У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту. Інформація на запит надається безкоштовно.

2.4.У разі, якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов'язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк.

3.Усі звернення мешканців, що надходять  до виконкому (особисто, поштою, через уповноважену особу, електронною поштою) подаються у відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу.

Відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу кожне звернення заносить до системи обліку.

4. Пропозиції, заяви і скарги відповідно до резолюції голови надаються виконавцям особисто спеціалістами відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу. Інформацією про отримання документа є підпис виконавця у контрольно-реєстраційній картці.

Картка підлягає обов'язковому поверненню у той же день.

5.Особистий прийом громадян проводиться головою, заступником голови, заступниками голови районної ради з питань діяльності виконавчого органу, керуючим справами виконкому районної ради. Графік прийому затверджується розпорядженням голови районної ради.

6.Запис громадян на прийом до голови ради, роз'яснювальна робота з ними проводиться спеціалістами відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу виконкому відповідно до розпорядження «Про затвердження Порядку проведення особистого прийому громадян  керівниками Київської районної в м. Полтаві ради та виконавчого комітету».

На кожного відвідувача, який був на прийомі, заповнюється картка встановленого зразка.

7. Безпосередній контроль за виконанням вказівок, які були надані під час прийому громадян, здійснює відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу виконкому.

8.Розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян вважається закінченим тільки тоді, коли питання розглянуто до кінця, а заявнику і вищестоящим організаціям (у разі необхідності) дана відповідь про результат.

9. Відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу виконавчого комітету здійснює повсякденно контроль за своєчасним і правильним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, проводить перевірки стану їх вирішення у відділах виконавчого комітету.  

Щоквартально проводиться   аналіз стану розглянутих письмових та усних звернень громадян, запитів на інформацію, які надійшли до виконавчого комітету, готується довідка і подається голові районної ради, вищестоящим контролюючим органам.

10.Виконавчий комітет один раз на рік на засіданнях розглядає стан роботи з письмовими та усними зверненнями громадян. При необхідності виконком районної у місті ради вносить ці питання на розгляд сесії.

Розділ  8

Ведення діловодства у виконавчому комітеті районної у місті ради

1.Організація роботи з документами у виконкомі районної ради здійснюється згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 зі змінами, внесеними згідно з Постановами КМУ) та з урахуванням вимог Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації «Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163-2003).

2.Відповідальність за організацію діловодства у виконкомі покладається на керуючого справами виконкому, за ведення діловодства – на відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу.

         3.Кореспонденція, яка надходить до виконавчого комітету, реєструється та попередньо розглядається завідувачем  відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу у день надходження документів.

        4.Не реєструються телеграми, рекламні повідомлення, форми звітності, листи-запрошення, запрошення, листи вдячності, вітальні листівки, тощо.

        5. Відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу передає для розгляду голові ради документи вищестоящих органів, документи за підписом керівників відділів, які надійшли на його ім'я, а також документи, що містять інформацію з основних питань діяльності виконкому.

6.Постанови Верховної Ради України, Закони України та інші акти вищестоящих органів розглядаються головою ради у день їх надходження.

Інші документи розглядаються головою районної ради, заступником голови районної ради, заступниками голови з питань діяльності виконавчого органу і керуючим справами виконкому в строк не більше 2 днів.

7.Документи з резолюціями голови районної ради, заступника голови районної ради, заступників голови з питань діяльності виконавчого органу або керуючого справами виконкому в день їх розгляду (за датою резолюції), але не пізніше 10.00 години наступного дня, доводяться до виконавців і виконуються згідно з указаним в документі строком відповідно до чинного законодавства або резолюції.  Документи, які не мають строків, виконуються протягом 10 днів з часу їх надходження.

         8.Відповідальність за своєчасне і правильне виконання документів несуть особи, яким доручено їх виконання. Якщо у резолюції вказано декілька виконавців, відповідальною за виконання є та особа, яка вказана в резолюції першою.

        9.Якщо документ не може бути виконаний у встановлений строк, то не пізніше як за 2-3 дні до закінчення строку виконання виконавець, мотивуючи затримку, письмово, з зазначенням причин просить голову ради продовжити строк виконання документа.

        10.Після виконання резолюцій виконавець доповідає голові районної ради, заступнику голови районної ради, заступникам голови з питань діяльності виконавчого органу або керуючому справами виконкому про результат і подає відповідні матеріали для підпису (проекти рішень, розпоряджень, планів, заходи, доповідні записки, довідки, листи та інше).

        11.Якщо резолюція містить вимоги про усунення вказаних у документах, що надійшли, недоліків, прийняття до керівництва або виконання без доповіді, то виконавець на документі робить відмітку про взяття до відома (до керівництва): ставить підпис і дату.

        12.Усі виконані документи повертаються у відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу виконкому.

       13.Відправка рішень, розпоряджень та іншої вихідної кореспонденції виконавчого комітету проводиться через відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу виконкому.

Кореспонденція здається у відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу щоденно, крім вихідних.

        14.Вилучення документів правоохоронними органами здійснюються відповідно до законодавства на підставі вмотивованої постанови слідчого (особи, яка прийняла кримінальну справу до провадження), що надається для ознайомлення голові районної ради, у разі його відсутності – заступнику голови або керуючому справами.

        Після складання протоколу вилучення знімаються копії з документів, що вилучаються, а також з протоколу та постанови. Копії вилучених документів завіряються печаткою відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу виконкому.

Розділ 9

Формування  справ у діловодстві виконкому, тимчасове зберігання архівних документів та їх використання

         1.Конкретний реєстр документів, які створюються у виконавчому комітеті районної ради, визначається номенклатурою справ – систематизованим переліком назв справ, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

         Номенклатура справ затверджується керівником і вводиться в дію з   01 січня щороку.

        2.Контроль за формуванням справ покладено на відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу виконкому районної ради; його здійснює особа, відповідальна за діловодство.

        3.Збереженість документів у виконкомі забезпечується відділом організаційно-кадрового забезпечення та документообігу. З моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання до відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу документи зберігаються за місцем формування відповідно до номенклатури справ. Відповідальність за їх цілісність покладається  на керівників структурних підрозділів виконавчого комітету.

        4.На підставі номенклатури справ, законодавчих актів на засіданні експертної комісії проводиться експертиза цінності документів.

        Залежно від терміну зберігання документа проводиться повне або часткове оформлення справ.

        5.Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються. На всі завершені діловодством справи постійного терміну зберігання та з особового складу, які пройшли експертизу цінності, сформовані та належним чином оформлені, складаються описи, окремо по кожній зі справ.

        6.Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання передаються на збереження до архівного відділу виконавчого комітету міської ради.

Розділ 10

Робота з кадрами у виконавчому комітеті районної у місті ради

        1.Роботу з кадрами здійснює відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу виконкому районної у місті ради (посадова особа, призначена розпорядженням голови районної ради), який у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу в Україні», законодавством про працю, іншими законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями міської ради, розпорядженнями міського голови, голови районної у місті ради, рішеннями районної у місті ради та її виконкому, Положенням про відділ, цим Регламентом.

         Для організації роботи з кадрами відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу виконкому спільно з виконавчими органами районної у місті ради розробляє поточні і перспективні плани роботи з кадрами, заходи щодо добору, стажування, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників, заохочення і контролю за їх роботою.

        2.Безпосередній контроль за станом роботи з кадрами у виконкомі районної ради здійснюють голова районної ради та керуючий справами виконкому згідно із розподілом обов'язків.

        3.Призначення на посади здійснюється:

-       на посаду заступника голови районної у місті ради - шляхом обрання радою за пропозицією голови районної у місті ради;

 -      на посаду керуючого справами виконкому, заступників голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчого органу  - шляхом затвердження радою;

 -      на посади керівників та працівників виконавчих органів ради та виконкому - на конкурсній основі (чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України) головою районної у місті ради.

         Відповідно Закону України «Про запобігання корупції», Закону України «Про очищення влади»  стосовно осіб, які претендують на зайняття посад місцевого самоврядування, проводяться перевірки, що передбачені Законами України, у тому числі щодо відомостей, поданих особисто.  

        4.На кожну посадову особу формується особова справа згідно з Порядком ведення особових справ, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України.

        5.Щорічно посадові особи подають декларацію особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування (в електронній формі).

        6.Прийняття працівників на роботу до виконавчих органів районної у місті ради на посади, що не належать до категорії посадових осіб місцевого самоврядування, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.

        7.Для призначення на посади і просування по службі посадових осіб місцевого самоврядування щороку формується кадровий резерв, який переглядається протягом року за потребою.

        Список кадрового резерву готує керівник відповідного виконавчого органу районної у місті ради і затверджує його у заступника голови районної у місті ради за напрямком діяльності. Узагальнені списки кадрового резерву затверджуються розпорядженням голови районної у місті ради.

        З працівниками, зарахованими до кадрового резерву, проводиться певна робота, що сприяє набуттю ними практичного досвіду, необхідного для зайняття відповідних посад.

        8.Виконком створює умови для навчання та підвищення кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування у навчальних закладах, центрах підвищення кваліфікації, на семінарах.

         9.Переважне право на просування по службі мають посадові особи органів місцевого самоврядування, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ініціативу, постійно підвищують свій професійний рівень.

        10.Переведення на рівнозначну або нижчу посаду, а також просування по службі посадових осіб, які зараховані до кадрового резерву чи успішно пройшли стажування у порядку, визначеному Кабінетом Міністру України, може здійснюватися без конкурсного відбору.

        11.Відрядження керівників, спеціалістів і службовців районної у місті ради та її виконкому здійснюються відповідно до планів роботи та за службовою необхідністю.

        12.Оформлення документів, відрядження для працівників апарату виконкому, а також осіб, яких відряджає голова ради, виконує відділ обліку, контролю та звітності.

        13.Щорічні, додаткові та інші відпуски, передбачені чинним законодавством, працівникам надаються в установленому порядку.

        14.До 5 січня поточного року складаються графіки відпусток голови районної у місті ради, заступника голови районної у місті ради, заступників голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому, керівників відділів і працівників виконавчих органів районної у місті ради, кадрове діловодство яких здійснює відділ організаційно-кадрового забезпечення та документообігу виконкому. Графіки затверджуються головою районної у місті ради.

        15.Розпорядження голови районної у місті ради про відрядження та відпустки формуються окремо відповідно до номенклатури справ.

Розділ 11

Висвітлення діяльності ради та виконавчого комітету в мережі Інтернет

       1.Інтернет-сайт районної ради є офіційним носієм інформації ради та виконкому, створеним для  висвітлення діяльності цих органів.

       2.Матеріали для розміщення на Інтернет-сайті формуються безпосередньо у структурних підрозділах виконкому районної ради і надаються відповідальній особі.

        3.На Інтернет-сайті розміщена загальна інформація щодо діяльності ради та виконавчого комітету, місцезнаходження, порядок організації роботи зі зверненнями громадян, виконання бюджету, інформація про поточні та заплановані заходи за участю голови районної ради, керівництва ради.

        4.Керівник підрозділу, який подає інформацію на Інтернет-сайт ради, несе повну персональну відповідальність за її достовірність.

        5.На Інтернет-сайті заборонено розміщувати інформацію, що має відомості, віднесені до інформації з обмеженим доступом.

Розділ 12

 Організація використання робочого часу

        1.Організація робочого часу у виконкомі районної ради виконується відповідно до колективного договору, який розглядається працівниками у перший робочий день календарного року, коригується та відпрацьовується відповідно до діючого законодавства і затверджується головою районної ради.

        2.У виконкомі районної ради ведеться табельний облік робочого часу працівників.

Розділ 13

Організація чергування у виконавчому комітеті районної у місті ради

1. В особливих випадках у святкові та вихідні дні за вказівкою голови ради призначаються відповідальні чергові з числа заступника голови, заступників голови з питань діяльності виконавчого органу, керуючого справами, керівників відділів виконавчого комітету.

Графік чергування цих осіб затверджується головою ради.

          2.Організація чергування у виконавчому комітеті і складання  графіків чергування покладається на керуючого справами райвиконкому.

Черговий по виконавчому комітету керується інструкцією чергового райвиконкому.

3.Особам, які призначені черговими по виконавчому комітету у святкові та вихідні дні, призначається заохочення за узгодженням з головою та у встановленому законодавством порядку.

4.Відповідальний черговий може перебувати у своєму робочому кабінеті, вдома або в іншому місці, звідки забезпечується телефонний зв'язок з черговим по виконавчому комітету, при необхідності - особисто приймає заходи реагування на надзвичайні ситуації чи звернення мешканців.

Розділ 14